Sehr geehrte Hinweisgeberinnen, sehr geehrte Hinweisgeber
Informationen und Richtlinie zum Hinweisgeberprozess:
Mit dem neuen Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen werden erstmals (fast) alle privaten und öffentlichen Beschäftigungsgeber verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt nicht nur Personen, die im Rahmen ihrer Berufstätigkeit Kenntnisse über Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder andere verbindliche Regelungen erlangt haben und diese melden bzw. Missstände anzeigen, sondern auch Personen, die in Verbindung mit dem Einstellungsprozess also Arbeitnehmer, Selbständige, Anteilseigner, Bewerber, ehemalige Mitarbeiter, Journalisten, Mittler und mit dem Hinweisgeber verbundene Dritte. Ferner schützt es Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder von einer Offenlegung betroffen sind.
Solchen Whistleblowern muss es möglich sein, Missstände ohne Angst vor Repressalien offenzulegen.
Um unsere Integrität zu wahren und unserer Selbstverpflichtung gerecht zu werden, wollen und müssen wir von Verstößen gegen Gesetze und der Nichteinhaltung freiwillig eingegangener Selbstverpflichtungen Kenntnis erlangen. Dies ermöglicht uns, Compliance Verstößen entgegenzuwirken. Damit tragen wir Sorge für unser Unternehmen, unsere Mitarbeitenden, unsere Kunden und Kundinnen sowie die Beschäftigten entlang der gesamten Lieferkette.
Unsere Hinweisgeberkanäle sind für unsere Mitarbeitenden sowie für unsere Kundinnen und Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und andere externe Interessengruppen geschützte, sichere und unabhängige Meldewege. Die Meldung wissentlich falscher Informationen ist verboten.
Meldungen können anonym abgegeben werden. Bitte bedenken Sie, dass wir bei anonymen Meldungen an Sie direkt kein Feedback zu getroffenen Maßnahmen geben können.
Für welche Arten von Beschwerden kann ich Hinweise geben?
Sie können uns Hinweise im Hinblick auf eigenes oder fremdes Fehlverhalten und Verstöße gegen gesetzliche Regelungen oder unternehmensinterne Regelungen melden.
Die folgende Liste ist leicht gekürzt aus dem aktuellen Gesetzentwurf übernommen, sie soll §2 des neuen Gesetzes zum sachlichen Anwendungsbereich bilden. Demnach schützt das Gesetz Whistleblower: innen, die Hinweise liefern
a) zur Bekämpfung von Geldwasche und Terrorismusfinanzierung,
b) mit Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität,
c) mit Vorgaben zur Sicherheit im Straßenverkehr
d) mit Vorgaben zur Gewährleistung der Eisenbahnbetriebssicherheit,
e) mit Vorgaben zur Sicherheit im Seeverkehr
f) mit Vorgaben zur zivilen Luftverkehrssicherheit,
g) mit Vorgaben zur sicheren Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße, per Eisenbahn und per Binnenschiff,
h) mit Vorgaben zum Umweltschutz,
i) mit Vorgaben zum Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit,
j) zur Förderung der Nutzung von Energie aus erneuerbaren Quellen und der Energieeffizienz,
k) zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, zur ökologischen Produktion und zur Kennzeichnung von ökologischen Erzeugnissen, zum Inverkehrbringen und Verwenden von Pflanzenschutzmitteln sowie zum Tierschutz,
l) zu Qualitäts- und Sicherheitsstandards für Organe und Substanzen menschlichen Ursprungs, Human- und Tierarzneimittel, Medizinprodukte sowie die grenzüberschreitende Patientenversorgung,
m) zur Herstellung, Aufmachung und zum Verkauf von Tabakerzeugnissen,
n) zur Regelung der Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes,
o) bei Preisangaben sowie vor unlauteren geschäftlichen Handlungen,
p) zum Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation [und] zum Schutz personenbezogener Daten im Bereich der elektronischen Kommunikation zum Schutz personenbezogener Daten,
q) zur Sicherheit in der Informationstechnik,
r) zur Regelung der Rechte von Aktionären von Aktiengesellschaften,
s) zur Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse,
t) zur Rechnungslegung einschließlich der Buchführung von Unternehmen, die […] kapitalmarktorientiert sind.
Meldekanäle
POSTALISCH
an:
Meldestelle
WiSMa GmbH
Einsteinstr. 9
79108 Freiburg
oder
ELEKTRONISCH VIA E-MAIL
an:
Wer bearbeitet eingehende Hinweise und wie geht es weiter?
Hinweise werden an die interne Meldestelle der WiSMa GmbH weitergeleitet, die die Bearbeitung steuert und angemessene Folgemaßnahmen einleitet. Es wird jedem Hinweis nachgegangen. Alle Hinweise werden streng vertraulich behandelt.
Für anonyme Meldungen bietet sich der Postweg an. Post, die an die Meldestelle adressiert ist, wird ausschließlich von Mitarbeitenden dieser Stelle geöffnet.
Alle eingehenden Meldungen werden von geschulten Mitarbeitenden gesichtet und bearbeitet. Wenn Sie nicht anonym gemeldet haben, erhalten Sie zeitnah, spätestens jedoch nach 7 Tagen, eine Bestätigung, dass Ihre Meldung bei uns eingegangen ist. Eventuell wendet sich der/die Mitarbeitende, der/die Ihre Meldung bearbeitet, auch mit weiteren Fragen zum Sachverhalt an Sie.
Wie erfolgt die Ermittlung?
Wir gehen jedem Hinweis, der bei uns eingeht, nach. Dabei steht die vertrauliche Behandlung des Hinweises für uns an erster Stelle. Daher beschränken wir die Zahl der Personen, die zu der Ermittlung hinzugezogen werden, auf das unbedingt erforderliche Maß. Wenn unsere Untersuchung bestätigt, dass ein Compliance Verstoß begangen wurde, ergreifen wir entsprechende Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG. Soweit erforderlich, geben wir die von Ihnen gemeldeten Informationen an staatliche Stellen weiter.
Wie erfahre ich von dem Ergebnis meiner Meldung?
Wenn Sie Ihre Kontaktdaten mitgeteilt haben, erhalten Sie von der internen Meldestelle innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung ein Feedback zu dem Ergebnis unserer Untersuchungen. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Details zu dem Ergebnis offenbaren können, da wir auch die Persönlichkeitsrechte der angeschuldigten Personen schützen müssen.